重役を支える重要任務の秘書業務
企業の社長を始めとした、重役をサポートするために必要不可欠な存在と言えるのが、秘書です。
男女問わずに就くことが出来る業務で、アルバイトとして雇われている秘書も少なくありません。
企業秘書というと、重役のスケジュール管理や、業務のサポートを行うイメージがあるかと思います。
もちろんそれも重要な業務ですが、秘書に求められているのは、サポート全般業務です。
企業によっても異なりますが、取引先へのお礼状の郵送手続きや、プライベートの予約、出張の際のホテル手配や費用手配など、様々な業務を行うことが求められるでしょう。
クライアントがいかにスムーズに仕事をすることが出来るかどうか、仕事のことだけを考えることが出来るかどうかを考えて行動することが、秘書の本来の役割となります。
アルバイト秘書の場合でもこの基本的な部分は変わりません。
大きい企業ですと、秘書課として、複数人が秘書として働き、業務を分担して行う場合もありますので、そういった所で勉強をすることも、一つの方法でしょう。
秘書検定は基本知識、ビジネス業務をしっかりと学びましょう
秘書というと、秘書検定を始めとした資格が思い浮かぶかもしれません。
この資格自体を持っていなくても、秘書として働くことは可能ですが、秘書検定では、ビジネスに必要な基本マナーを学ぶことが出来る、重要な資格です。
その為、秘書として働きたいという方は特に、出来るだけ事前に、秘書検定を取得しておくべきでしょう。
また秘書検定以外にも、ビジネスマナー検定など、ビジネスの基本的マナーを学ぶことが出来る資格も取得をしておいた方が賢明です。
秘書として働く際に、応募要項にこうした資格所持者を募集している場合も多くありますので、働きやすくするためにも、事前に取得するべきでしょう。
秘書業務は複数人を相手にして仕事をすることも
秘書というと、イメージ的にマンツーマンでお相手をすると思われがちですが、絶対マンツーマンというわけではありません。
秘書業務は、複数人相手にして行うという企業も少なくありませんので、誰がどんな仕事をしているのか、どんなサポートが必要かを判断する必要があります。
その分、一人一人と深くかかわりあうことが出来、信頼関係を結ぶことが出来る、他にない仕事だと言えるでしょう。
また、秘書は身だしなみに気を付けることも基本です。
秘書として、代表の代わりに取引先に赴く場合も少なくありませんので、秘書として就いている人が恥ずかしい思いをしないためにも、最低限の身だしなみには注意しましょう。
老若男女は問わずに就くことが出来る業務ですので、アルバイトとしてだけではなく、一生涯この業務の虜になるという方も、少なくないでしょう。